Vánoční firemní večírek: jak připravit program, který zaměstnance opravdu baví

Vánoční večírek je jediná firemní akce, na kterou se většina lidí aspoň trochu těší. Konec roku, uvolněná nálada, jídlo, pití a chvíle s kolegy mimo kancelář. Zároveň je to akce, kterou si lidé pamatují, a pokud se nepovede, pamatují si ji ještě déle. Jak připravit program, který bude bavit, a ne jen proběhne?

Začněte dřív, než si myslíte

Nejčastější chyba organizátorů vánočních večírků je pozdní začátek. V říjnu se zdá, že je času dost. Jenže prosincové pátky a soboty jsou nejžádanější termíny celého roku. Restaurace, sály, DJové, fotokoutky, catering. Všechno se zaplňuje už na přelomu léta a podzimu.

Pokud chcete mít na výběr, začněte plánovat v září, nejpozději na začátku října. Nejdřív termín a místo, pak hudbu a zábavu, pak catering a detaily. Kdo začne v listopadu, bere, co zbylo.

Termín: pátek, sobota, nebo všední den?

Každý termín má svoje výhody. Pátek je nejoblíbenější, protože druhý den se nemusí do práce. Sobota je vhodná pro akce s partnery, ale někteří zaměstnanci si ji chtějí nechat pro rodinu. Čtvrtek je méně žádaný, a tedy často levnější a s větším výběrem, jen druhý den bývá v kanceláři tišeji.

Stojí za to zvážit i leden. Novoroční večírek místo vánočního má výhodu, že termíny jsou volné, ceny nižší a lidé nejsou vyčerpaní předvánočním shonem. Ne každý to ale bere jako náhradu za klasický vánoční večírek.

Program: kostra večera

Čas	Část večera	Na co myslet
18:00	Příchod a welcome drink	Tichá hudba, fotokoutek už může běžet
18:45	Proslov vedení	Krátce, s poděkováním a přípitkem
19:00	Večeře nebo raut	Hudba v pozadí, prostor na rozhovory
20:30	Program nebo zábava	Tombola, krátké vystoupení, kvíz po stolech
21:30	Otevření parketu	DJ přidává tempo, hity napříč generacemi
00:00	Závěr	Poslední blok, odvoz, rozloučení

Časy jsou orientační. Menší firmy mohou mít program volnější, větší firmy s několika stovkami zaměstnanců potřebují pevnější strukturu.

Tombola: klasika, která funguje

Vánoční tombola patří k firemním večírkům téměř povinně. Pokud je dobře připravená, je to jeden z vrcholů večera. Pokud je špatně připravená, trvá hodinu a všichni se nudí.

Trik je v rychlosti. Menší ceny rozdejte průběžně nebo losujte po stolech, velké ceny nechte na závěr tomboly. Losování by nemělo trvat déle než dvacet minut. A ceny by měly být takové, aby potěšily. Poukaz na víkend, zážitek, dárkový koš. Firemní hrnky s logem lidi neohromí.

Fotokoutek s vánoční atmosférou

Na vánočních večírcích funguje fotokoutek výborně. Lidé jsou uvolnění, mají slavnostní oblečení a chtějí mít památku. Vánoční rekvizity dodají fotkám atmosféru: santovské čepice, sobí parohy, šály, falešné vousy, cedule s vánočními hláškami. Pozadí může být zasněžené, třpytivé nebo s motivem firmy.

Fotokoutek má na firemní akci ještě jednu výhodu. Propojuje lidi z různých oddělení. Účetní se vyfotí s obchodníky, IT s marketingem. Fotky pak kolují po firmě ještě týdny a připomínají, že jste jeden tým.

FunBox má pro vánoční akce připravené tematické rekvizity, pozadí i grafiku fotek. Pokud plánujete fotokoutek na vánoční večírek, najdete u nich i informace o tom, jak ho zapojit do programu. Samostatně se tématu věnují na stránce, kde popisují vánoční večírek s fotokoutkem a co všechno k němu patří.

Myslete na všechny

Vánoční večírek by měl být akce pro všechny zaměstnance. Při plánování se proto vyplatí myslet na několik skupin, které se často přehlížejí:

• kolegy, kteří nepijí alkohol, mají dostat kvalitní nealkoholické nápoje, ne jen vodu,
• zaměstnance na home office, kteří kolegy znají jen z videohovorů, je dobré s ostatními aktivně propojit,
• lidi se specifickou stravou, tedy vegetariány, vegany nebo alergiky, v menu,
• zaměstnance, kteří dojíždějí z daleka, možností odvozu nebo ubytování.

Místo konání s ohledem na program

Při výběru místa se nedívejte jen na kapacitu a menu. Program potřebuje prostor. Taneční parket, kde se lidé nebudou mačkat mezi stoly. Místo na fotokoutek, ideálně na dohled od parketu, ale ne přímo u reproduktorů. Zásuvky pro techniku a čas na stavbu, aby DJ a fotokoutek byli připravení dřív, než dorazí první hosté.

Zeptejte se také na konec produkce. Některé restaurace a sály mají pevně danou hodinu, kdy musí hudba skončit. Pokud plánujete party do rána, je lepší to vědět předem, než se ve čtvrt na dvanáct rozsvítí světla.

Hudba celý večer

Vánoční večírek bez hudby je jako večeře bez soli. Hudba musí hrát od příchodu hostů do konce, ale v různé intenzitě. Při večeři tichá kulisa, po tombole taneční blok. Vánoční písničky mají svoje místo, ale jen v malé míře. Po třetí koledě za sebou už lidé ztrácí trpělivost.

Profesionální DJ umí večer dávkovat. Ví, kdy zařadit „Last Christmas“, aby se sál zasmál a zazpíval si, a kdy přejít na hity, u kterých se tančí. A zvládne i moderování tomboly nebo programu, takže organizátor nemusí celý večer držet mikrofon.

Na závěr

Dobrý vánoční večírek není o tom, kolik peněz firma utratí. Je o tom, jestli se lidé cítí vítaní, jestli se baví a jestli odcházejí s pocitem, že je firma ocenila. Připravte program s rozmyslem, začněte včas a nechte prostor pro spontánní zábavu. Nejlepší vzpomínky vznikají často tam, kde se nic neplánovalo.